國際海運訂艙，資料準備是第一步也是關鍵步 —— 新手常因資料漏帶、信息填錯，或踩進費用陷阱、箱型選錯的坑，導致訂艙延誤、成本超支，甚至貨物滯留。其實訂艙資料準備有明確方向，避坑也有核心邏輯，關鍵是抓準 “信息準確、資料齊全、流程合規”。接下來，深圳英誠物流將為您詳細解答，希望對您有所幫助。

一、國際海運訂艙核心資料清單，缺一不可

1. 訂艙委托書（Booking Note，B/N）：訂艙 “基礎憑證”

這是跟貨代或船公司對接的核心文件，必須填得詳細無錯：

• 收發貨人信息：完整名稱、詳細地址、聯系方式，確保目的港清關時能精準對接；

• 貨物信息：明確品名、HS 編碼、實際重量、體積、件數和包裝類型（如紙箱、木箱），若是危險品，還要標注 UN 編號、危險品等級；

• 運輸信息：起運港、目的港、期望船期、運輸條款（如 FOB、CIF）、箱型箱量（如 20GP、40HQ）；

• 特殊要求：注明提單類型（正本還是電放）、是否需要門到門服務等。

2. 貨物相關補充資料：特殊貨物必備

不同類型貨物要額外備齊專屬資料，不然訂艙會被卡殼：

• 危險品：需提供危險品申報單、危包證、包裝性能單，確保運輸合規；

• 冷藏貨：要提交冷藏箱訂艙確認，寫清設定溫度和通風率，避免貨物變質；

• 法檢貨物：準備好出境貨物通關單（商檢單），這是合規出運的關鍵。

3. 主體資質與交易證明資料：驗證真實性

• 基礎資質：貨主的營業執照復印件，用于驗證身份；

• 交易證明：跨境貿易需準備商業發票、裝箱單，部分國家或航線還要求提供產地證，證明貨物交易真實，方便后續報關。

二、新手避坑指南：這 4 個雷區千萬別踩

1. 警惕費用陷阱，拒絕 “模糊全包價”

別輕信貨代 “全包價” 的口頭承諾，一定要讓對方提供詳細費用清單，明確海運費、港雜費、燃油附加費等每項費用的金額和收取標準，避免結算時突然冒出額外費用。另外，提前了解航線附加費規則，比如旺季可能有艙位溢價，做好成本預算，不打無準備的仗。

2. 貨物與箱型要匹配，不盲目省運費

• 別為了省運費強行把貨物塞進小尺寸集裝箱，超出容積不僅會導致貨物擠壓變形，還可能被船公司罰 “超限費”；

• 拼箱和整柜選擇有技巧：貨物體積超 15 立方米，優先選整柜運輸，不然拼箱單價可能比整柜還高，還容易受其他貨主貨物延誤的影響，導致自己的船期拖后。

3. 單證信息要合規，一字不差是關鍵

• HS 編碼不能瞎填：填錯編碼可能導致關稅翻倍，甚至貨物被海關扣押，不確定就咨詢貨代或查海關總署 HS 編碼查詢系統；

• 特殊貨物如實申報：危險品、電池類貨物別隱瞞屬性，未申報可能面臨退運風險；

• 單證信息要一致：訂艙委托書、商業發票、裝箱單上的品名、數量、重量等信息必須完全統一，避免 “單證不符” 導致貨物滯留港口。

4. 合理規劃船期，預留緩沖時間

• 旺季提前訂艙：春節后、國慶前等旺季艙位緊張，建議提前 2-4 周訂艙，避免 “有貨無艙”；

• 了解清關和免堆期：歐美國家清關通常 1-3 天，南美部分國家可能超 7 天，要預留足夠清關時間；集裝箱到港后免堆期一般 5-7 天，超期會產生高額滯港費，需及時安排提貨。

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